Piše: Srđan Čečarić finansijski direktor u Egzakta Adsvisory
Ekonomske prednosti e-faktura ne dolaze samo od stampe papira i plaćanja poštarine, da je samo to u pitanju, na prvi pogled većina korisnika SEF-a rekla bi: „lakše mi je da štampam fakturu i da odem do pošte nego da svaki dan pretražujem portal e-faktura“,
Digitalizacija je postala neizostavni deo naše svakodnevnice i predstavlja upotrebu novih i postojeći tehnologija i informacija za poboljšanje poslovnih procesa, kao i stvaranje okruženja za digitalno poslovanje u kome informacija ima centralnu ulogu, kako fakture po proceni čine četvrtinu knjigovodstvene dokumentacije ipak je najčešći dokument sa kojim se srećemo u praksi, pa kad je tako zaslužuje kratak osvrt na benefite e-faktura.
Benefite od uvođenja e-faktura možemo posmatrati sa tri osnovna aspekta:
Troškovi: Posmatrajmo najednostavniji proces prodaje, kupac poruči robu, preuzme i tom prilikom dobije otpremnicu, i tu je završen jedan segment, sledeći je administrativni, ta ista otpremnica se prosleđjuje službi za fakturisanje koja izdaje fakturu u tri primerka (za kupca/knjigovodstvo/arhivu) i to sve u papirnom obliku i ista se distibuira poštom kupcu. Tu nastaju problemi u smilsu posle koliko vremena se salje faktura poštom, da li su formalno-pravno ispravni podaci, da li će to uticati na produženje valute plaćanja, da li su ažurni podaci za slanje postom i dr...
Implementacijom e-faktura direktno se smanjuju troškovi stampe, koverata, poštanski troškovi i troškvi manipulacije, prevedeno u novac izgleda ovako: ako trgovinski lanac srednje veličine godišnje izda oko 2,5 miliona faktura, direktno na stampi uštedi 0,06 euro centa po papiru, što ukupna ušteda iznosi 150.000,00 eura na godišnjem nivou (prema istraživanju NALED-a).
Ne treba zanemariti troškove arhiviranja, koja je obavezna u skladu sa poreskim i drugim zakonim, jasno je da je trošak servera ili cloud-a znatno jeftiniji od kvadrata skladišnog prostora koji može da bude i 100 puta skuplji.
Efikasnost: Kako su e-fakture digitalne, samim tim i njihova obrada je neuporedivo jednostavnija, uz preduslov da je SEF integrisan sa postojećim ERP-om u kompaniji. Kako to utiče na efikasnost, smanjen je broj iteracija, tako što ne postoji ručno unošenje svih podataka sa fakture, več se oni automatski generišu, samim tim greške su smanjenje na minimum, pa na osnovu toga tačnost i blagovremenost izveštavanja je podignuta na znatno pouzdaniji nivo.
Možda će e-fakture dovesti do bolje likvidnosti za kompanije koje na vreme planiraju svoje novčane tokove, samim tim što sa završetkom ugovorenog posla u jako kratkom vremenu u obostranoj evidenciji postoji faktura sa svim neophodnim elementima za blagovremeno planiranje. Ne treba propustiti a ne navesti najčešći izgovor u našoj privredi kada je u pitanju kašnjenjenje kod plaćanja obaveza, to obično glasi: „nije stigla faktura, najverovatnije je negde izgubljena“, a što svakako može imati uticaj na trenutnu likvidnosti.
U poslovanju se neretko dešava da se fakture poslate poštom ne stignu na adresu kupca na vreme (u poreskom periodu u kome je dobavljač izvršio uslugu). Uvođenjem E- faktura ovo je predupređeno. Faktura je kupcu dostipna u momentu postavljanja na porta E-faktura, i što je najvažnije uvek se zna gde se nalaze i u kom su statusu da ne morate da „lutate“.
Rizik: Ako je e-faktura definisana kao: Dokument koji je elektronski kreiran, overen, poslat, preuzet i skladišten u elektronskom obliku. Iz ovoga proizilazi da on ima dve dimenzije unutrašnju (programsku) i spoljašnju (vizuelnu), sto znači da prilikom kreiranja i slanja ne postoji mogučnost naknadne promene, unetih i poslatih elemenata e-fakture. Sigurna razmena svih računa vrši se putem šifrovanih procedura prenosa pa samim tim uvid i obradu mogu da rade samo ovlašćena lica u kompaniji.
Bitno je naglasiti da je e-faktura poseduje sve neophodne elemente u skladu sa zakonima, tako da ne može dovesti do problema koji su bili ne retki, a to je formalna neispravnost računa u pogledu datuma izdavanja, prometa, valute palćanja, stope poreza i dr., sto omogućava potpuno praćenje fakture u svakoj fazi od postupka kreiranja, slanja i odobravanja.
Ekološki aspekt nije pomenut u prethodnom izlaganju, koji nije preterano značajan po pitanju e-faktura, ali potrebno je razmišljati na koji način smanjiti utrošak papira kako bi obavili određene zadatke, ovo svakako dugoročno utiče na zaštitu okruženja u kome živimo, i o kome moramo voditi računa.
Kako smo naveli prednosti, još uvek postoje nedoumice između fakture i isporuke robe i usluga, u pogledu prateće dokumntacije, a to će svakako biti veoma važno u bliskoj budućnosti. Prateća dokumentacija bi trebalo da bude neophodna i to u elektronskom obliku u svim slučajevima. Stim u vezi, prepiručljivo je proučiti ovo pitanje i implementirati ovu mogućnost za sve kompanije koje su u obavezi da u svom poslovanju koriste e-fakture.
Svaka promena ima svoje pozitivne i negativne strane, ali definitivno postupak prelaska sa papirnog na digitalni oblik razmene podtaka uz korišćenje zelenih tehnologija, nije ni brz ni jednostavan posao, zateva izgradnju odgovarajuće infrastrukture, obezbeđivanje opreme, digitalno opismenjavanje korisnika i teba da bude prioritet ovog društva u narednom periodu.
Serbian(Srpski)
English(Engleski)